Kayıt ve Yaka Kartı İşlemleri

Fuara özel ve katılımcı türüne göre özelleştirilmiş kayıt formları ile tüm fuar katılımcılarınız için tek noktadan kayıt olanağı sunulur.

Tüm kullanıcılar için gerekli tüm bilgilerin alındığı basit formlar ile kayıtlar kolayca tamamlanır. Dilerseniz kullanıcıya ulaşan onay e-postası ekinde, yazıcı çıktısı alıp fuara direkt giriş yapacağı barkodlu online yaka kartı da sunulabilir. Şayet yaka kartını sahada almasını istiyorsanız, özel bir kod gönderilir ve işlemlerini bununla kayıt masasında ya da kiosklarda yapabilmesi sağlanır. Online yaka kartı, tüm katılımcılar yerine belli bir takım kullanıcı grupları (örn. Sadece ziyaretçiler) için de aktif hale getirilebilir.

Sistem dahilinde ayrılabilen kullanıcı grupları şunlardır:

Ziyaretçi: Ücretli veya ücretsiz fuar ziyaretçisi kaydı alınabilir. Bunun yanında ücretsiz fuar ziyaretine ek olarak ücretli hizmetlerin satın alınması sağlanabilir. (Örn. Ücretli oturumlar, catering hizmeti vs)

Alım Heyeti (Hosted Buyer): B2B görüşmelerinde alıcı grup olan Hosted Buyer’lar için aşamalı bir kayıt formu mevcuttur. Birinci aşamada Hosted Buyer baş-vurularını alıp değerlendirebileceğiniz ayrıntılı bir form ve anket sunulur. Bu formu dilerseniz ücretli yapabilirsiniz. Ardından onayladığınız Hosted Buyer’lara B2B görüşmelerini ayarlayabilecekleri, firma/şirket bilgilerini tamamlayıp değişiklik yapabilecekleri bir ortam sunulur.

Stand Katılımcısı (Exhibitor): Fuarda standı ile yer alacak katılımcılar için tüm kayıt işlemleri organizatör firma tarafından başlatılır. Yetkilendirilmiş firma temsilcisine otomatik iletilen özel bir hesap ile; firma bilgilerini, ürün ve fotoğraflarını, kategorilerini girip tamamlayabileceği portala giriş yapmış olur. Katılımcı her firmaya stand m2 genişliği ile ilişkili yetkili tanımı otomatik olarak yapılır.
Firma yetkilisi web sitesinde katılımcı firma dizininde yer alacak tüm bilgilerini doldururken, diğer şirket yetkililerini ve stand sorumlularını da sisteme girer. Ardından alım heyeti ve/veya ihtiyaca bağlı olarak diğer katılımcı firmalar ile B2B görüşmelerini ayarlar.

Firma Dizini (Exhibitor Directory) ve Web Entegrasyonu

Yetkilendirilen firma temsilcisine ulaşan özel hesap ile firmasını en iyi şekilde tanıtan alanları doldurması sağlanır:

• Fuarda yer alacak firmanın, fuar kriterlerine uygun faaliyet alanı, kategori seçimi
• Bir ya da birkaç dilde firma tanıtım yazısı
• Ürün ve genel hizmete yönelik fotoğraf ve videolar

Tüm bu bilgilerin doldurulması sonrası bilgiler otomatik olarak fuar web sitesinde yer alır. Katılımcılar, hangi firma standlarını ziyaret edeceklerini, oluşan bu online firma kataloğu aracılığı ile görürler.

Toplanan tüm bilgiler ayrıca basılı fuar kataloğunda da kullanılabilir.

Katılımcı Firmalar İçin E-Ticaret

Standları ile fuara katılan firmalar, e-ticaret portalı yardımı ile pek çok ürün ve hizmeti satın alabilirler. Bunlar

• Stand ücreti
• Stand için kiralanan her türlü mobilya, elekt-ronik ve bilişim ürünleri
• Stand için ek hizmet ve özellik (ek stand görevlisi vs).
• Elektrik, su ve internet bağlantı ücretleri
• Yicecek/içecek hizmeti (catering)

Satın alınan ürün ve hizmetler eş zamanlı olarak temin edecek ekibe bildirilir. Sistem üzerinden tüm siparişler kontrol edilebilir.

B2B Görüşme Sistemi

Portaldaki bu sistem dahilinde karşılıklı iş görüşmesi yapacak gruplar önceden belirlenir ve mümkün olan en kolay şekilde bu görüşmelerini ayarlamaları sağlanır.

B2B görüşmeleri temel olarak fuara standları ile katılan firmalar (Exhibitor) ile alım heyeti (Hosted buyer) arasındadır. Ancak fuar ihtiyacına göre karşılıklı herhangi iki grup arasında da görüşmelerin yapılabilesine olanak sağlanır. (Exhibitor-Exhibitor gibi…) Benzer şekilde hangi tarafın daha önce randevu talebinde bulunabileceği de belirlenebilir.

Saha Kayıt Sistemi

Exhibition Portal ile tam uyumlu çalışan saha kayıt sistemi ve buna bağlı kiosklar yardımı ile binlerce katılımcıya erişen fuarlarda bile hızlıca sonuç alırsınız. Kayıt masalarında kontrollü bir şekilde hem alınan kayıtları “online” olarak görüp işlem yaparken, aynı zamanda yeni kayıtları da kolaylıkla alabilirsiniz.

Herhangi bir görevliye ihtiyaç duyulmadan check-in kioskları sayesinde kendilerine iletilen barkod, kayıt kodu vs yardımı ile katılımcılarınızın kendi yaka kartlarını bu terminallerden almasına olanak sağlayabilirsiniz.